Usługi w zakresie organizacji imprez

Obsługa Banku Gospodarstwa Krajowego przy realizacji wydarzeń zewnętrznych (krajowych i zagranicznych) w latach 2022 - 2025.

Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa obsługa wydarzeń organizowanych przez Bank Gospodarstwa Krajowego w latach 2022-2025, w tym opracowanie koncepcji wydarzeń, konferencji i eventów oraz organizacja i koordynacja ich zgodnie z wypracowanym wspólnie z BGK scenariuszem i harmonogramem. Wydarzenia mogą być realizowane na terenie całego kraju lub poza jego granicami, w podziale na trzy części.

Część A

Wydarzenia mogą być realizowane na terenie całego kraju lub poza jego granicami.

Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa obsługa wydarzeń organizowanych przez Bank Gospodarstwa Krajowego w latach 2022-2025, w tym opracowanie koncepcji wydarzeń, konferencji i eventów oraz organizacja i koordynacja ich zgodnie z wypracowanym wspólnie z BGK scenariuszem i harmonogramem. Wydarzenia mogą być realizowane na terenie całego kraju lub poza jego granicami.

Część A – Przedmiot zamówienia obejmuje przygotowanie koncepcji, organizację oraz koordynację wydarzeń realizowanych przez BGK, a przede wszystkim organizację otwarcia przedstawicielstwa BGK w Singapurze w 2023 roku.

Zamówienie podstawowe obejmuje:

1) realizację umowy w okresie 12 miesięcy od dnia zawarcia umowy lub do wyczerpania środków,

2) realizację zamówień na maksymalną kwotę 800 000,00 zł (słownie brutto: osiemset tysięcy złotych) brutto, z zastrzeżeniem zapisów zawartych w PPU.

Szczegółowy opis zamówienia zawiera SWZ.

Zamówienie w ramach prawa opcji (Opcja) obejmuje:

1) możliwość przedłużenia umowy do 31.12.2025 r. lub do wyczerpania środków (po upływie okresu 12 miesięcy lub po wyczerpaniu środków na zamówienie podstawowe),

2) oraz możliwość zlecania Wykonawcy zamówień do maksymalnej kwoty 3 743 000,00 zł (słownie: trzy miliony siedemset czterdzieści trzy tysiące złotych) brutto, z zastrzeżeniem, że Zamawiający ma prawo przesunięcia środków do umów zawartych w pozostałych częściach postępowania, tj. do Części B i/lub C, zgodnie z zapisami zawartymi w PPU.

Szczegółowy opis opcji zawiera SWZ.

Program Operacyjny Inteligentny Rozwój POIR.05.01.00-00-0004/20.

Część B

Wydarzenia mogą być realizowane na terenie całego kraju lub poza jego granicami.

Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa obsługa wydarzeń organizowanych przez Bank Gospodarstwa Krajowego w latach 2022-2025, w tym opracowanie koncepcji wydarzeń, konferencji i eventów oraz organizacja i koordynacja ich zgodnie z wypracowanym wspólnie z BGK scenariuszem i harmonogramem. Wydarzenia mogą być realizowane na terenie całego kraju lub poza jego granicami.

Część B – Przedmiot zamówienia obejmuje przygotowanie koncepcji, organizację oraz koordynację wydarzeń realizowanych przez BGK, a przede wszystkim: samodzielnie organizowanej konferencji dla idei 3W w roku 2022 (w wersji hybrydowej – stacjonarnie i online).

Zamówienie podstawowe obejmuje:

1) realizację umowy w okresie 12 miesięcy od dnia zawarcia umowy lub do wyczerpania środków,

2) realizację zamówień na maksymalną kwotę 6 900 000,00 zł (słownie brutto: sześć milionów dziewięćset tysięcy złotych) brutto, z zastrzeżeniem zapisów PPU.

Szczegółowy opis zamówienia zawiera SWZ.

Zamówienie w ramach prawa opcji (Opcja) obejmuje:

1) możliwość przedłużenia umowy do 31.12.2025 r. lub do wyczerpania środków (po upływie okresu 12 miesięcy lub wyczerpaniu środków na zamówienie podstawowe),

2) oraz możliwość zlecania Wykonawcy zamówień do maksymalnej kwoty 32 283 375,00 zł (słownie: trzydzieści dwa miliony dwieście osiemdziesiąt trzy tysiące trzysta siedemdziesiąt pięć złotych) brutto, z zastrzeżeniem, że Zamawiający ma prawo przesunięcia środków do umów zawartych w pozostałych częściach postępowania, tj. do Części A i/lub C, zgodnie z zapisami zawartymi w PPU.

Szczegóły zostały zawarte w SWZ.

Program Operacyjny Inteligentny Rozwój POIR.05.01.00-00-0004/20.

Część C

Wydarzenia mogą być realizowane na terenie całego kraju lub poza jego granicami.

Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa obsługa wydarzeń organizowanych przez Bank Gospodarstwa Krajowego w latach 2022-2025, w tym opracowanie koncepcji wydarzeń, konferencji i eventów oraz organizacja i koordynacja ich zgodnie z wypracowanym wspólnie z BGK scenariuszem i harmonogramem. Wydarzenia mogą być realizowane na terenie całego kraju lub poza jego granicami.

Część C – Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa obsługa i realizacja webinarów organizowanych przez BGK, a przede wszystkim obsługa i realizacja 10 webinarów dla Banku Gospodarstwa Krajowego.

Zamówienie podstawowe obejmuje:

1) realizację umowy w okresie 12 miesięcy od dnia zawarcia umowy lub do wyczerpania środków,

2) realizację zamówień na maksymalną kwotę 300 000,00 zł (słownie: trzysta tysięcy złotych) brutto, z zastrzeżeniem zapisów zawartych w PPU.

Szczegółowy opis zamówienia zawiera SWZ.

Zamówienie w ramach prawa opcji (Opcja) obejmuje:

1) możliwość przedłużenia umowy do 31.12.2025 r. lub do wyczerpania środków (po upływie okresu 12 miesięcy lub wyczerpaniu środków na zamówienie podstawowe),

2) oraz możliwość zlecania Wykonawcy zamówień do maksymalnej kwoty 1 403 625,00 zł (słownie: jeden milion czterysta trzy tysiące sześćset dwadzieścia pięć złotych) brutto, z zastrzeżeniem, że Zamawiający ma prawo przesunięcia środków do umów zawartych w pozostałych częściach postępowania, tj. do Części A i/lub B, zgodnie z zapisami zawartymi w PPU.

Szczegóły zostały zawarte w SWZ.

Program Operacyjny Inteligentny Rozwój POIR.05.01.00-00-0004/20.

Oświadczenie Wykonawcy odnośnie przestrzegana przepisów prawa powszechnie obowiązującego oraz regulacji i wytycznych, w tym przepisów krajowego i międzynarodowego prawa podatkowego oraz odpowiednich przepisów w zakresie przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowania terroryzmu a także zgodności z wymaganiami Komunikatu Komisji Europejskiej w sprawie nowych wymogów dotyczących unikania opodatkowania w prawodawstwie UE, regulującego w szczególności operacje finansowania inwestycji C(2018) 1756, C(2018) 175, wraz z wszelkimi jego aktualizacjami – wzór oświadczenia stanowi załącznik nr 10 do SWZ;

Część A, B i C

Zamawiający wymaga, żeby Wykonawca zapewnił stabilność ekonomiczną oraz potencjał finansowy realizacji zamówienia poprzez spełnienie następującego warunku:

Wykonawca wykaże, że przestrzega powszechnie obowiązujących przepisów prawa oraz regulacji i wytycznych w tym przepisów krajowego i międzynarodowego prawa podatkowego oraz odpowiednich przepisów w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu oraz zapewnia zgodność z wymaganiami Komunikatu Komisji Europejskiej w sprawie wymogów dot. unikania opodatkowania w prawodawstwie UE, regulującego w szczególności operacje finansowe i inwestycje C(2018) 1756, wraz

z wszelkimi aktualizacjami.

Część A, B i C

Wykaz zamówień wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wraz z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których zamówienia zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów określających czy te zamówienia zostały wykonane lub są wykonywane należycie, przy czym dowodami, o których mowa, są referencje bądź inne dokumenty sporządzone przez podmiot, na rzecz którego zamówienia zostały wykonane, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych są wykonywane, a jeżeli z uzasadnionej przyczyny o obiektywnym charakterze Wykonawca nie jest w stanie uzyskać tych dokumentów - oświadczenie Wykonawcy. W przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych nadal wykonywanych referencje bądź inne dokumenty potwierdzające ich należyte wykonywanie powinny być wydane nie wcześniej niż 3 miesiące przed upływem terminu składania ofert – wzór wykazu „Doświadczenie” stanowi załącznik nr 11 do SWZ;

Część A i B

Wykaz osób, skierowanych przez Wykonawcę do realizacji zamówienia publicznego, w szczególności odpowiedzialnych za świadczenie usług, wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych i doświadczenia niezbędnych dla wykonania zamówienia, a także zakresu wykonywanych przez nie czynności, wraz z informacją o podstawie do dysponowania tymi osobami – wzór wykazu stanowi załącznik nr 12 do SWZ.

Część A i B

a) warunek dotyczący doświadczenia:

Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, iż w okresie ostatnich 3 (trzech) lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, należycie wykonał - a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonuje należycie:

• co najmniej trzy (3) usługi polegające zorganizowaniu wydarzeń stacjonarnych typu gala, bankiet, raut, przyjęcie o uroczystym charakterze, wydarzenie plenerowe

oraz

• co najmniej dwie (2) usługi polegające na zorganizowaniu wydarzeń online typu konferencja, prezentacja strategii, spotkanie biznesowe

o następujących parametrach:

• wartość budżetowa co najmniej dwóch wykazanych wydarzeń stacjonarnych wynosiła nie mniej niż 500 000,00 zł (słownie: pięćset tysięcy złotych) brutto

• zaś wydarzeń online wynosiła nie mniej niż 300 000,00 zł (słownie: trzysta tysięcy złotych) brutto

• minimalna liczba uczestników dla minimum dwóch (2) zrealizowanych wydarzeń stacjonarnych wynosiła 500 osób, dla obu wydarzeń online wynosiła 150 osób;

• wydarzenia o charakterze zamkniętym (typu spotkanie biznesowe), tzn. miejsce w którym odbyło się wydarzenie było obiektem zamkniętym, np. hotel, teatr, centrum konferencyjne, studio, zamknięty teren koncertu lub pikniku;

• co najmniej dwie (2) usługi obejmowały swoim zakresem organizację części artystycznej (typu występ artystyczny, koncert);

• co najmniej jedna (1) usługa online zawierała elementy angażujące uczestników do interakcji, tj. quiz, badanie opinie, konkurs.

W przypadku świadczeń okresowych i ciągłych Zamawiający dopuszcza nie tylko zamówienia wykonane (tj. zakończone), ale również wykonywane. W takim przypadku Zamawiający wymaga, by część zamówienia wykonana do terminu składania ofert spełniała wymogi określone przez Zamawiającego w warunku.

b) warunek dotyczący dysponowania odpowiednim potencjałem kadrowym:

Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że dysponuje osobami zdolnymi do realizacji zamówienia, tj. wykaże, że dysponuje lub będzie dysponować osobami legitymującymi się odpowiednimi kwalifikacjami zawodowymi, wykształceniem i doświadczeniem:

koordynatorem usługi – co najmniej jedna osoba, która w ciągu ostatnich trzech (3) lat przed upływem terminu składania ofert odpowiadała za realizację co najmniej dwóch (2) wydarzeń (typu gala, bankiet, raut, przyjęcie o charakterze uroczystym, wydarzenie plenerowe; road show - tylko dla Części B) o budżecie minimum 200 000,00 zł (słownie: dwieście tysięcy złotych) brutto;

organizatorem imprez – co najmniej jedna osoba, która w ciągu ostatnich trzech (3) lat przed upływem terminu składania ofert była odpowiedzialna za organizację, co najmniej dwóch (2) wydarzeń (typu gala, bankiet, raut, przyjęcie o charakterze uroczystym, wydarzenie plenerowe; road show - tylko dla Części B), w których brało udział minimum 500 osób dla Części A, dla Części B – minimum 200 osób (w każdej imprezie oddzielnie), program każdej imprezy obejmował część artystyczną;

projektantem graficznym 2D oraz 3D – co najmniej jedna osoba, która posiada minimum 3 letnie doświadczenie w tworzeniu projektów graficznych oraz biegłą znajomość pakietu graficznego Adobe i projektowania w tym programie.

Część C

warunek dotyczący doświadczenia:

Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, iż w okresie ostatnich 3 (trzech) lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, należycie wykonał - a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonuje należycie:

• co najmniej trzy (3) umowy, w okresie ostatnich dwóch (2) lat, których przedmiotem była realizacja serii minimum ośmu (8) webinarów, a wartość każdej z tych umów opiewała na kwotę minimum 40 000,00 zł (słownie: czterdzieści tysięcy złotych) brutto.

Z uwagi na ograniczoną liczbę znaków, ciąg dalszy warunków został wpisany w Sekcji VI.3 - Informacje dodatkowe.

1. Wybrany Wykonawca jest zobowiązany do zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego na warunkach określonych w Projektowanych postanowieniach umowy (Umowa) – załącznik nr 2 do SWZ.

2. Zmiana umowy podlega unieważnieniu, jeżeli została dokonana z naruszeniem art. 454 i art. 455 ustawy Pzp. W takim przypadku stosuje się postanowienie umowne w brzmieniu obowiązującym przed tą zmianą (art. 458 ustawy Pzp).

3. Zamawiający przewiduje możliwość zmiany zawartej umowy w stosunku do treści wybranej oferty w zakresie wskazanym w Umowie. Zmiana umowy wymaga dla swej ważności, pod rygorem nieważności, zachowania formy pisemnej.

Platforma Zakupowa Zamawiającego.

Odszyfrowanie i otwarcie złożonych ofert nastąpi w dniu, w którym upływa termin składania ofert, o godz. 12:30, przy użyciu systemu teleinformatycznego – Platformy Zakupowej.

Ciąg dalszy Zdolność techniczna i kwalifikacje zawodowe dla Części C:

warunek dotyczący doświadczenia:

Zamawiający uzna warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, iż w okresie ostatnich 3 (trzech) lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, należycie wykonał - a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonuje należycie:

• co najmniej trzy (3) umowy, w okresie ostatnich dwóch (2) lat, których przedmiotem była realizacja serii minimum ośmu (8) webinarów, a wartość każdej z tych umów opiewała na kwotę minimum 40 000,00 zł (słownie: czterdzieści tysięcy złotych) brutto.

W przypadku świadczeń okresowych i ciągłych Zamawiający dopuszcza nie tylko zamówienia wykonane (tj. zakończone), ale również wykonywane. W takim przypadku Zamawiający wymaga, by część zamówienia wykonana do terminu składania ofert spełniała wymogi określone przez Zamawiającego w warunku.

W postępowaniu mogą wziąć udział wykonawcy, wobec których brak jest podstaw do wykluczenia z postępowania wskazane w SWZ oraz spełniający warunki udziału w postępowaniu.

1. Do oferty wykonawca zobowiązany jest dołączyć aktualne na dzień składania ofert oświadczenie, że:

1) nie podlega wykluczeniu;

2) spełnia warunki udziału w postępowaniu.

Wraz z ofertą Zamawiający żąda złożenia przedmiotowych środków dowodowych w postaci:

Część A:

koncepcji kreatywnej wydarzenia, odpowiadającej motywowi przewodniemu Części A, tj. „Polskie ślady w Singapurze” oraz zawierać część otwierająca wydarzenie oraz część rozrywkową (muzyczną lub artystyczną).

Szczegółowy opis wymagań dotyczących koncepcji kreatywnej wydarzenia zawiera rozdział XXI SWZ – Kryteria oceny ofert.

Część B:

koncepcji kreatywnej wydarzenia, odpowiadającej motywowi przewodniemu, tj. „3W: woda-wodór-węgiel” zawierać opis części stacjonarnej i on-line oraz zawierać część otwierająca wydarzenie oraz część rozrywkową (muzyczną lub artystyczną).

W przypadku powoływania się na zasoby innych podmiotów, na zasadach określonych w art. 118 ust. 1 ustawy Pzp, zamawiający żąda, by wraz z ofertą wykonawca złożył pisemne zobowiązanie (lub inne dokumenty) tych podmiotów, do oddania wykonawcy do dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji zamówienia.

3. Zamawiający, na podstawie art. 126 ust. 1 ustawy Pzp, przed wyborem najkorzystniejszej oferty wezwie wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do złożenia podmiotowych środków dowodowych:

1) oświadczenie wykonawcy w zakresie art. 108 ust. 1 pkt 5 ustawy Pzp;

2) oświadczenie wykonawcy o aktualności informacji zawartych w oświadczeniu, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy Pzp;

3) informacja z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie dotyczącym podstaw wykluczenia wskazanych w art. 108 ust. 1 pkt 1, 2 i 4 ustawy Pzp;

4) Oświadczenie Wykonawcy odnośnie przestrzegana przepisów prawa powszechnie obowiązującego oraz regulacji i wytycznych;

5) Wykaz zamówień wykonanych;

6) Wykaz "Potencjał kadrowy".

Zamawiający przewiduje zastosowanie tzw. Procedury odwróconej, o której mowa w art. 139 ust. 1 ustawy Pzp.

Dokładne informacje dotyczące warunków zamówienia zawarte są w SWZ.

Odwołanie wnosi się na zasadach określonych w dziale IX ustawy Pzp.